Télétravail et nouveaux usages : faut-il adapter sa prestation de nettoyage ?

Comment le télétravail change-t-il les besoins de nettoyage des bureaux ?

Télétravail, flex office, espaces collaboratifs : les nouveaux modes de travail ont profondément modifié l’occupation des bureaux. Des postes restent inoccupés certains jours tandis que les salles de réunion, sanitaires et espaces de convivialité peuvent connaître des pics de fréquentation.

Faut-il pour autant réduire les prestations de nettoyage lorsque les salariés télétravaillent davantage ?

Pas nécessairement. Une baisse de l’occupation moyenne peut permettre d’alléger certaines interventions, mais le travail hybride concentre aussi les usages sur certains jours et certains espaces. La prestation de nettoyage doit donc être adaptée à l’occupation réelle des locaux, mais aussi à la stratégie poursuivie par l’entreprise : maîtrise des coûts, attractivité du bureau ou combinaison des deux.

Comment le télétravail et le flex office changent-ils les besoins de nettoyage ?

Le développement du travail hybride ne signifie pas simplement que les bureaux sont moins utilisés : ils sont utilisés différemment.

Le flex office, qui concernait seulement 8% des salariés de bureaux avant la crise sanitaire, en concernait 26% en 2024, selon une étude JLL réalisée avec CSA. Les postes individuels peuvent ainsi rester inoccupés plusieurs jours, tandis que les salles de réunion, espaces de convivialité, sanitaires ou zones collaboratives concentrent une part croissante des usages.

La fonction même du bureau évolue également. Dans son étude The Workplace Why, 70% des responsables immobiliers interrogés par Leesman citent la collaboration et le partage des connaissances parmi les principales raisons de maintenir des bureaux. Le bureau devient donc moins systématiquement un lieu de présence individuelle et davantage un lieu de rencontre, de collaboration et de vie collective. Son attractivité et la qualité de l’expérience proposée aux collaborateurs prennent alors davantage d’importance.

Cette évolution se retrouve dans les stratégies immobilières. CBRE constate ainsi que 52% des entreprises interrogées déplacent certaines fonctions vers des espaces de meilleure qualité, notamment pour améliorer l’expérience utilisateur et proposer davantage de services aux salariés. Parallèlement, l’enquête montre une remontée de l’utilisation des bureaux : 61% des entreprises interrogées déclaraient un taux moyen d’utilisation compris entre 41 et 80%, contre 48% un an aupravant, et près d’un tiers anticipaient encore une hausse de la fréquentation. Dans le même temps, près de 60% prévoyaient de réduire la taille de leur parc immobilier dans les trois années suivantes.

Ces tendances ne sont pas contradictoires : une entreprise peut chercher à disposer de moins de mètres carrés tout en accordant davantage d’importance à la qualité, aux services et aux usages des espaces qu’elle conserve. La question n’est alors plus seulement : « combien de personnes viennent au bureau ? », mais aussi : « pourquoi voulons-nous qu’elles viennent et quelle expérience souhaitons-nous leur proposer lorsqu’elles sont là ? ». La prestation de propreté devrait découler de cette réponse.

Faut-il réduire le nettoyage des bureaux avec le télétravail ?

Réduire systématiquement les prestations en fonction du nombre de jours télétravaillés serait une réponse trop simpliste. Certaines interventions peuvent être réduites dans les zones faiblement utilisées, tandis que d’autres doivent être renforcées aux moments et aux endroits où les usages se concentrent.

L’enjeu consiste donc à passer progressivement d’une logique fondée uniquement sur des fréquences fixes à une prestation davantage adaptée aux usages réels du bâtiment.

Si votre priorité est de maîtriser les coûts

Pour certaines organisations, le développement du télétravail s’accompagne d’une volonté d’optimiser les surfaces et les dépenses immobilières. Dans ce contexte, l’objectif peut être de réduire les interventions qui créent peu de valeur sans dégrader la qualité perçue par les occupants.

Cela peut notamment passer par :

→ une modulation des interventions selon les jours de présence ;

→ un renforcement des prestations lors des pics d’occupation ;

→ une concentration des interventions sur les espaces réellement utilisés ;

→ l’ajustement de certaines fréquences dans les zones faiblement occupées ;

→ l’utilisation de données d’occupation ou de fréquentation pour mieux piloter les interventions

Par exemple, un bâtiment peu occupé le vendredi mais très fréquenté les mardis et jeudis n’a pas nécessairement besoin d’une prestation strictement identique chaque jour.

L’objectif n’est pas simplement de nettoyer moins, mais de nettoyer au bon endroit, au bon moment et au niveau réellement nécessaire.

Si votre priorité est de faire de vos bureaux un facteur d’attractivité

Pour d’autres entreprises, le bureau devient au contraire un levier d’attractivité, de collaboration et d’expérience collaborateur.

Lorsque les salariés alternent travail à distance et présence sur site, l’entreprise peut chercher à faire du bureau un environnement apportant une valeur supplémentaire : espaces conviviaux, salles de réunion accueillantes, sanitaires irréprochables, lieux de pause agréables et services facilitant la vie quotidienne.

Dans cette stratégie, adapter la prestation ne signifie donc pas uniquement nettoyer davantage. Cela peut aussi signifier faire évoluer le niveau de service proposé aux occupants.

Le cahier des charges peut notamment intégrer :

• le maintien de la propreté des espaces communs et des sanitaires tout au long de la journée ;

• la remise en ordre régulière des salles de réunion et espaces collaboratifs ;

• la prise en charge des tisaneries et espaces café ;

• l’entretien, le réassort et la remise en ordre des coins goûter et autres espaces de convvialité ;

• la gestion de consommables sanitaires et de confort allant au-delà des fournitures traditionnelles : protections périodiques, crème pour les mains, bains de bouche… ;

• plus largement, des services permettant de maintenir des espaces accueillants, fonctionnels et prêts à être utilisés.

Le prestataire de propreté peut ainsi devenir l’un des acteurs de l’expérience quotidienne des collaborateurs, non seulement en garantissant des espaces propre, mais aussi en contribuant à leur confort et à leur qualité d’usage.

La question n’est alors plus seulement « à quelle fréquence faut-il nettoyer ? », mais « quels services souhaitons-nous proposer aux collaborateurs lorsqu’ils viennent au bureau ?« .

Peut-on concilier réduction des coûts et amélioration de l’expérience collaborateur ?

Oui. Ces deux stratégies ne sont pas nécessairement opposées.

Une entreprise peut, par exemple, réduire certaines interventions dans les bureaux individuels peu utilisés tout en renforçant la prestation dans les salles de réunion, sanitaires, tisaneries et espaces collaboratifs.

Elle peut également réduire sa surface immobilière tout en proposant davantage de services dans les espaces conservés. L’enjeu consiste alors à distinguer les prestations qui correspondent encore aux usages historiques du bâtiment de celles qui créent réellement de la valeur aujourd’hui.

Autrement dit : réduire les prestations à faible valeur pour renforcer celles qui répondent aux nouveaux usages.

Comment faire évoluer son cahier des charges de nettoyage ?

Une prestation adaptée aujourd’hui ne le sera pas nécessairement dans trois ans.

Pourtant, l’évolution des besoins est encore trop souvent étudiée principalement lors de l’appel d’offre. Un cahier des charges établi plusieurs années auparavant peut progressivement ne plus correspondre aux taux d’occupation, à l’organisation du travail ou aux attentes des collaborateurs.

Le pilotage de la prestation doit donc permettre de faire évoluer le cahier des charges pendant la durée du contrat. La relation entre l’entreprise et son partenaire est essentielle. Les échanges réguliers permettent notamment de partager :

• les nouveaux jours de forte fréquentation ;

• les espaces davantage ou moins sollicités ;

• les évolutions du flex office et du télétravail ;

• les transformations des locaux ;

• les nouvelles attentes des collaborateurs ;

• les objectifs économiques ou environnementaux de l’entreprise.

Ces informations permettent de réintérroger régulièrement les fréquences, les horaires et le contenu des prestations.

Pourquoi challenger régulièrement son entreprise de propreté ?

L’expertise ne doit pas circuler dans un seul sens.

Le client connaît sa stratégie, ses collaborateurs et l’évolution de ses locaux. Mais une entreprise de propreté intervient quotidiennement dans de nombreux environnements de travail et doit également être capable d’apporter son expérience, sa veille et sa connaissance des nouvelles solutions.

Il est donc pertinent de demander régulièrement à son prestatire :

• quelles nouvelles solutions pourraient être adaptées au site ;

• quelles prestations pourraient être renforcées, réduites ou supprimées ;

• quelles innovations permettent de mieux piloter la prestation ;

• comment les données d’occupation peuvent être utilisées pour intervenir au plus près des usages ;

• quels nouveaux équipements, produits ou services pourraient améliorer l’expérience des occupants ;

• quelles solutions peuvent contribuer à réduire l’impact environnementale de la prestation ;

• quelles bonnes pratiques observées sur d’autres environnements de travail pourraient être transposées.

Un comité de pilotage ne devrait donc pas uniquement servir à mesurer la qualité de la prestation passée. Il devrait également permettre de réfléchir à la prestation de demain.

En 5 questions : votre prestation de nettoyage est-elle encore adaptée ?